5 powodów, by przejść na elektroniczny obieg dokumentów
07.11.2023
porady biznesowe
1. Niezawodność i dostępność 24/7
W tradycyjnym obiegu dokumentów papierowe formularze mogą się zgubić, a dostęp do nich jest ograniczony do godzin pracy biura. Elektroniczny obieg dokumentów gwarantuje, że ważne pliki są zawsze pod ręką – bez względu na to, czy pracujesz z domu, jesteś w podróży służbowej czy po prostu pracujesz po godzinach. Niezależnie od strefy czasowej, awarii lokalnego serwera czy nieoczekiwanych wydarzeń, takich jak pandemia, która zmusza do pracy zdalnej, Twoje dokumenty pozostają dostępne i bezpieczne. Systemy te są zaprojektowane tak, aby zapewnić ciągłość działania, co oznacza, że nawet w przypadku awarii jednego komponentu, reszta systemu pozostaje funkcjonalna. Twoje dokumenty są bezpiecznie przechowywane w chmurze, dostępne z każdego miejsca na ziemi.
2. Efektywność kosztowa
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów może wydawać się inwestycją, która obciąża budżet, ale w rzeczywistości jest to strategia oszczędzania. Koszty początkowe szybko są rekompensowane przez oszczędności wynikające z eliminacji papieru, tuszu, urządzeń drukujących, a także kosztów związanych z fizycznym przechowywaniem dokumentów, co często wiąże się z wynajmem dodatkowych powierzchni. Firmy często nie zdają sobie sprawy, ile czasu pracownicy tracą na poszukiwanie i zarządzanie dokumentacją papierową – czas, który można przekształcić w dodatkowe zyski. Co więcej, elektroniczny obieg dokumentów pozwala na automatyzację wielu procesów, co redukuje ryzyko błędów ludzkich i zwiększa efektywność operacyjną.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie? Darmowy webinar!
3. Szybkość i wygoda procesów
Czy wiesz, że proces zatwierdzania dokumentów może trwać zaledwie kilka minut, a nie dni? Procesy, które kiedyś wymagały dni na przesłanie dokumentów, teraz odbywają się w ciągu sekund. Dzięki temu decyzje biznesowe mogą być podejmowane szybciej, co jest kluczowe w dynamicznie zmieniającym się środowisku rynkowym. Dodatkowo pracownicy mogą poświęcić uwagę na bardziej strategiczne zadania, zamiast na żmudne przepisywanie danych czy sortowanie papierów. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia błyskawiczne przesyłanie, odbieranie i zatwierdzanie dokumentów. To nie tylko przyspiesza pracę, ale także znacząco podnosi jej
4. Wzrost bezpieczeństwa i zgodności z przepisami
Papierowe dokumenty są podatne na uszkodzenia, kradzież czy nawet zniszczenie przez siły natury. Elektroniczny obieg dokumentów oferuje warstwy zabezpieczeń, które są niemożliwe do zastosowania w świecie fizycznych dokumentów. Kontrola dostępu, szyfrowanie danych, kopie zapasowe w chmurze to tylko niektóre z funkcji, które zapewniają, że ważne informacje nie wpadną w niepowołane ręce. Systemy te często są wyposażone w narzędzia do audytu i śledzenia zmian, co nie tylko zwiększa transparentność, ale także ułatwia przestrzeganie rosnących wymogów regulacyjnych, takich jak RODO czy HIPAA. Dodatkowo rozwiązania te są zwykle aktualizowane o najnowsze wymogi prawne, co pomaga w utrzymaniu zgodności z przepisami.
5. Ekologiczny wybór
W erze, gdy każda firma powinna myśleć o swoim śladzie węglowym, elektroniczny obieg dokumentów jest krokiem w kierunku zrównoważonego rozwoju. Redukcja zużycia papieru to nie tylko oszczędność dla firmy, ale także dla drzew, które są niezbędne dla naszej planety. Przejście na cyfrowe dokumenty to wyraz odpowiedzialności społecznej przedsiębiorstwa, który jest coraz bardziej doceniany przez Klientów, ale staje się także czynnikiem determinującym wybór przyszłych dostawców.
