Elektroniczna dokumentacja pracownicza w firmie (eTeczka): przewodnik krok po kroku

Czym jest elektroniczna dokumentacja pracownicza?

E-teczka to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych teczek papierowych pracowników. W AMODIT, jednym z liderów w tej dziedzinie, e-teczka została zaprojektowana tak, by spełniać wszelkie wymagania stawiane przez Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Nie jest to jednak tylko miejsce do przechowywania dokumentów. E-teczka oferuje wiele dodatkowych funkcjonalności, takich jak szybkie wyszukiwanie, indeksowanie dokumentów czy możliwość udostępniania dokumentacji innym osobom w łatwy i bezpieczny sposób.

Dlaczego warto zastanowić się nad wdrożeniem elektronicznej dokumentacji pracowniczej?

• Oszczędność czasu i miejsca: E-teczka eliminuje potrzebę fizycznego przechowywania dokumentów, co przekłada się na oszczędność miejsca w biurze.
• Bezpieczeństwo: Dane są przechowywane w bezpiecznym środowisku cyfrowym, co minimalizuje ryzyko utraty lub uszkodzenia ważnych dokumentów.
• Efektywność: Proces wyszukiwania konkretnych dokumentów jest prostszy i szybszy. Użytkownicy mogą łatwo indeksować i tagować swoje dokumenty, co ułatwia ich odnalezienie w przyszłości.

Korzyści z wdrożenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej

Współczesne firmy coraz częściej dostrzegają korzyści płynące z wdrożenia e-teczki. Oto kilka z nich:

• Zmniejszenie kosztów: Dzięki cyfrowemu przechowywaniu dokumentacji możemy zaoszczędzić na kosztach związanych z fizycznym przechowywaniem dokumentów.
• Zgodność z przepisami: E-teczka zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, co jest kluczowe dla wszystkich firm.
• Dostępność: Dzięki e-teczce dokumenty są dostępne z każdego miejsca i o każdej porze, co jest szczególnie ważne w dobie pracy zdalnej.

Przygotowanie do wdrożenia

Przed wdrożeniem e-teczki warto przeprowadzić audyt bezpieczeństwa, aby upewnić się, że jej implementacja nie narazi firmy na żadne ryzyko. Następnie należy przeprowadzić dokładną analizę wszystkich dokumentów przechowywanych w Twojej firmie.

Migracja danych

Proces przenoszenia istniejącej dokumentacji do e-teczki jest kluczowy. Warto zwrócić uwagę na to, jakie narzędzia i metody będą używane do tej migracji, aby zapewnić jej płynność i bezpieczeństwo.

Jak wdrożyć elektroniczną dokumentację pracowniczą w Twojej firmie?

1. Zrozumienie potrzeb

Co robić?

• Analiza dokumentacji: Przeprowadź dokładną analizę wszystkich dokumentów przechowywanych w Twojej firmie. Zastanów się, które z nich są niezbędne, a które można zarchiwizować lub usunąć.
• Badanie użytkowników: Zidentyfikuj główne grupy użytkowników e-teczki w Twojej firmie i zrozum ich potrzeby oraz oczekiwania.

Czego unikać?

• Nie ignoruj małych detali. Często to właśnie one mają kluczowe znaczenie dla skutecznego wdrożenia systemu.
• Unikaj założeń. Zamiast zakładać, co Twoi pracownicy potrzebują, zapytaj ich bezpośrednio.

Dobre praktyki:

• Regularne spotkania z zespołem HR oraz innymi kluczowymi użytkownikami systemu.
• Utworzenie zespołu projektowego odpowiedzialnego za wdrożenie e-teczki.

2. Wybór dostawcy

Co robić?

• Badanie rynku: Zorientuj się, jakie firmy oferują rozwiązania e-teczki i jakie mają opinie.
• Weryfikacja referencji: Skontaktuj się z innymi firmami, które korzystają z usług potencjalnego dostawcy i zapytaj o ich doświadczenia.

Czego unikać?

• Wyboru dostawcy tylko na podstawie ceny. Jakość i wsparcie są równie ważne.
• Ignorowania umów SLA (Service Level Agreement) i niezrozumienia zakresu oferowanego wsparcia.

Dobre praktyki:

• Ustal jasne kryteria wyboru dostawcy i przestrzegaj ich.
• Negocjuj umowy, aby były najkorzystniejsze dla Twojej firmy.

3. Szkolenie pracowników

Co robić?

• Przygotowanie materiałów: Utwórz materiały szkoleniowe dostosowane do różnych grup użytkowników.
• Interaktywne szkolenia: Organizuj warsztaty i sesje Q&A, aby pracownicy mogli zadawać pytania i dzielić się uwagami.

Czego unikać?

• Zakładania, że wszyscy pracownicy mają takie samo poziom wiedzy technicznej.
• Pomijania kluczowych aspektów systemu podczas szkolenia.

Dobre praktyki:

• Regularne aktualizacje materiałów szkoleniowych w miarę rozwoju systemu.
• Utworzenie wewnętrznego forum lub platformy, na której pracownicy mogą dzielić się doświadczeniami i najlepszymi praktykami.

4. Integracja z istniejącymi systemami

Co robić?

• Analiza systemów: Zidentyfikuj wszystkie systemy IT w Twojej firmie, które powinny być zintegrowane z e-teczką.
• Współpraca z IT: Nawiąż ścisłą współpracę z działem IT w celu zapewnienia płynnej integracji.

Czego unikać?

• Pomijania kluczowych systemów podczas integracji.
• Ignorowania potencjalnych problemów związanych z zabezpieczeniem danych.

Dobre praktyki:

• Regularne testy integracji, aby upewnić się, że wszystko działa poprawnie.
• Utworzenie dokumentacji dotyczącej procesu integracji, która może być użyteczna w przyszłości.

Przykłady wdrożeń

Wiele firm już skorzystało z e-teczki i dostrzegło jej korzyści. Przykład może stanowić firma Mobica, która po wdrożeniu elektronicznej dokumentacji pracowniczej dostrzega korzyści w postaci:

• Sprawdzania poprawności przy zakładaniu teczki
• Zapewnienia zgodności z przepisami
• Łatwego wyszukiwania
• Automatycznej numeracji
• Łatwego raportowania

Więcej o wdrożeniu przeprowadzonym w firmie Mobica możesz przeczytać tutaj.

Podsumowanie

Wdrożenie e-teczki to duże przedsięwzięcie, ale korzyści płynące z tego rozwiązania są ogromne. Oszczędność czasu, miejsca, zwiększone bezpieczeństwo danych – to tylko niektóre z nich. Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem e-teczki w Twojej firmie, teraz jest najlepszy moment, aby zacząć.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie