Zmiany w aktach osobowych pracowników – poznaj eTeczkę

W tym artykule przyjrzymy się bliżej eTeczce w AMODIT oraz przedstawimy najnowsze zmiany, jakie pojawiły się na platformie.

• AMODIT wspiera prowadzenie elektronicznych akt pracowniczych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
• eTeczka umożliwia pracę z dokumentacją pracowniczą z dowolnego urządzenia i miejsca. Dzięki opcji szybkiego wyszukiwania zwiększa wygodę oraz efektywność pracy z dokumentami, a także poprawia bezpieczeństwo przechowywanych danych.
• Wprowadzono zmiany w aktach osobowych pracowników, które obejmują dodanie informacji dotyczących kontroli trzeźwości pracowników oraz pracy zdalnej.

Czym jest eTeczka?

eTeczka w AMODIT jest elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnych teczek papierowych. Wytyczne dotyczące aplikacji wspierających digitalizację dokumentacji pracowniczej zostały jasno ujęte w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, a eTeczka została zaprojektowana tak, by spełniać wszelkie stawiane w rozporządzeniu wymagania.

Rozwiązanie oferuje nie tylko wygodne przechowywanie i zarządzanie dokumentami, ale także wiele dodatkowych funkcjonalności, takich jak:

• szybkie wyszukiwanie,
• indeksowanie dokumentów,
• możliwość udostępniania dokumentacji innym osobom w łatwy i bezpieczny sposób.

To ty decydujesz kto i do jakich dokumentów ma mieć wgląd. Dodatkowo uprawnieni użytkownicy mogą posiadać dostęp do swoich dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia, co zwiększa mobilność oraz elastyczność w zarządzaniu dokumentacją.

eTeczka to nie tylko wygoda i oszczędność miejsca, ale również zwiększona efektywność. Dzięki elektronicznemu systemowi, proces wyszukiwania konkretnych dokumentów staje się znacznie prostszy i szybszy. Użytkownicy mogą łatwo indeksować i tagować swoje dokumenty, co ułatwia ich odnalezienie w przyszłości. Ponadto eTeczka umożliwia automatyczną aktualizację numeracji dokumentów, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania zmian w wielu miejscach. Rozwiązanie usprawnia także proces zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizację np. w przypadku części D akt osobowych, gdzie po upływie określonego terminu dokumenty powinny zostać usunięte z akt osobowych pracownika – ten proces w AMODIT może zostać w pełni zautomatyzowany.

Wszystkie dane są przechowywane w bezpiecznym środowisku cyfrowym, co minimalizuje ryzyko utraty lub uszkodzenia ważnych dokumentów.

Ostatnie zmiany w aktach osobowych

Rząd opublikował Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r., które dostosowuje akta pracowników do nowych przepisów.

Zmiany te wynikają z nowelizacji kodeksu pracy, uchwalonej przez Sejm RP 1 grudnia 2022 r., która wprowadza pracę zdalną oraz przepisy dotyczące kontroli trzeźwości pracowników w celu zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób oraz mienia.

Zgodnie z nowymi przepisami w aktach osobowych pracownika w części E należy umieścić informacje dotyczące daty, godziny i minuty badania trzeźwości osoby zatrudnionej lub przeprowadzonej kontroli na obecność narkotyków. W części B akt osobowych pracownika powinien znaleźć się dowód poinformowania wskazanej osoby o możliwości podlegania takiej kontroli. Jeśli pracodawca nie planuje przeprowadzać kontroli trzeźwości pracowników i obecności narkotyków, zmiany te go nie dotyczą.

Zmiany w aktach osobowych pracownika dotyczą również dokumentów związanych z pracą zdalną. Pracodawcy zostali zobligowani do przechowywania dokumentacji dotyczącej wykonywania pracy zdalnej w części B akt osobowych pracownika.

Aby utrzymać zgodność z nowymi wytycznymi, do standardowego rozwiązania eTeczki w AMODIT dostępnego w wersji demonstracyjnej dodaliśmy obsługę nowej części akt osobowych oraz nowe typy dokumentów. Wdrożyliśmy również funkcjonalność, która pozwala na pilnowanie odpowiednich czasów przechowywania dokumentów w nowej części E akt osobowych. Powyższe zmiany są także możliwe do implementacji na każdym środowisku, gdzie eTeczka została wdrożona według indywidualnych potrzeb klienta.

Dzięki eTeczce w AMODIT przedsiębiorstwa mogą cieszyć się usprawnionym procesem obsługi dokumentacji pracowniczej, oszczędnością czasu, miejsca i zasobów, a także większym bezpieczeństwem. Zachęcamy do skorzystania z eTeczki dostosowanej do nowych wytycznych i doświadczenia wszystkich jej korzyści.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie