Case study Mobica eTeczka ścina koszty obsługi kadrowej

Mobica Limited Sp. z o.o. jest częścią brytyjskiej grupy Mobica, z oddziałami w Łodzi, Warszawie, Szczecinie, Rzeszowie oraz Bydgoszczy. Firma jest doświadczonym dostawcą oprogramowania. Oferuje doradztwo w projektowaniu cyklu życia produktów IT dla firm takich jak Google, Facebook, Intel, ARM, T-Mobile czy Vodafone. W Polsce Mobica zatrudnia ponad 750 osób.

Wyzwanie

Firma Mobica posiada w Polsce kilka oddziałów i prężnie się rozwija, zatrudniając od paru do nawet 20 nowych pracowników miesięcznie. W „starym” systemie pracownicy działu HR wysyłali akta osobowe nowego pracownika kurierem do Warszawy, gdzie odbywa się cała obsługa kadrowo-płacowa firmy Mobica.

Prowadzenie teczek pracowników w ten sposób pochłaniało znaczną ilość czasu pracowników działu HR i wymagało niemałych nakładów finansowych.

Pracownik musiał nadać każdemu dokumentowi numer, opisać go, wpiąć go do akt osobowych chronologicznie i włożyć do szafy w porządku alfabetycznym.

Wylicza Marta Marcinkowska, Starszy Specjalista ds. Administracji Personalnej w Mobica.

Do tego dochodziły koszty: od tych łatwo zauważalnych, jak zakup co roku nowej szafy pancernej do przechowywania dokumentacji kadrowej oraz wysyłka kurierem, aż po pozornie drobne, jak zakup materiałów biurowych. W firmie takiej jak Mobica obsługa papierowych teczek może kosztować nawet 7 tys. zł miesięcznie, co daje 80 tys. zł w skali roku. Co gorsza, proces zakładania i uzupełniania teczki papierowej nie zawsze przebiegał gładko. Zdarzały się pomyłki, które wymagały odesłania dokumentu do korekty, a potem podmiany na właściwy w teczce fizycznej. To wszystko maksymalnie wydłużało proces i podnosiło koszty obsługi dokumentacji pracowniczej.

W 2020 roku, gdy wybuchła pandemia, właściwie nie dało się załatwić żadnej sprawy administracyjno-kadrowej inaczej niż za pomocą kuriera.

Gdy nasza firma przeszła na pracę zdalną, wąskie gardła procesu dały się nam szczególnie we znaki. Wiele osób wyjechało do rodzinnych miejscowości i obieg akt osobowych stał się jeszcze bardziej utrudniony. Wtedy zapadła decyzja o przejściu na eTeczki. Po rozpoznaniu rynku zdecydowaliśmy się na platformę Amodit, ze względu na zgodność z wymogami prawnymi oraz funkcjonalność narzędzia.

Zauważa Marta Marcinkowska z Mobica.

Rozwiązanie

Wdrożenie AMODIT rozpoczęło się od analizy przedwdrożeniowej i opracowania słownika terminów, dzięki czemu dokumenty można łatwo wyszukać w systemie.

W firmie Mobica słownik terminów powstał na podstawie teczek pracowników z najdłuższym stażem pracy. Słowniki z nazewnictwem najbardziej powszechnych dokumentów są importowane z systemów kadrowo-płacowych, więc nie trzeba się uczyć nowej terminologii. W przypadku rzadkich dokumentów pracownik HR może tworzyć własne słowniki lub zaindeksować je jako „inny”.

Tłumaczy Damian Kamiński z Działu Wdrożeń AMODIT.

W kolejnej fazie zespół Mobica zadbał o przygotowanie papierowych dokumentów do zaimplementowania do eTeczek, a następnie zaimportował dane. By przyśpieszyć najbardziej czasochłonną fazę wdrożenia cyfrowego obiegu dokumentów kadrowych – zdigitalizowanie fizycznych kopii – firma Mobica zdecydowała się skorzystać ze wsparcia certyfikowanej firmy zewnętrznej, poleconej przez AMODIT.

Naszym zadaniem było przede wszystkim zinwentaryzowanie dokumentów kadrowo-płacowych i przygotowanie do przekazania specjalistom, którzy skanowali i OCR-owali papierowe kopie. Po zakończeniu prac musieliśmy także sprawdzić poprawność danych. Dzięki takiemu podziałowi proces wdrożenia i digitalizacji dokumentów przeprowadziliśmy w około 4 miesiące.

Mówi Marta Marcinkowska z Mobica.

Efekty

Od kwietnia 2022 w firmie Mobica każdy nowy pracownik ma zakładane elektroniczne akta osobowe w postaci eTeczki AMODIT. Pracownicy działu HR mają do nich dostęp po zalogowaniu przez przeglądarkę. Przeciętny czas przygotowania i uzupełniania jednej eTeczki skrócił się z kilku godzin do kilkunastu minut.

Przed zaindeksowaniem w eTeczce każdy dokument musi być podpisany podpisem kwalifikowanym pracownika działu HR. Pozostali pracownicy podpisują w systemie dokumenty podpisem zwykłym (umowa dla pracownika generowana jest w formacie PDF).

Firma Mobica nie ponosi także nowych kosztów związanych z archiwizacją akt osobowych, ponieważ pracownicy dostają swoje elektroniczne akta osobowe w formie cyfrowej lub odbierają papierowe osobiście, a nieodebrane są niszczone po upływie ustawowego terminu.

Na wdrożenie poświęciliśmy sporo pracy, ale warto było. Najtrudniejszą fazą projektu było fizyczne przejście z papieru do systemu, natomiast nauka obsługi eTeczki właściwie nie wymaga szkolenia. eTeczka AMODIT to dla nas duże ułatwienie w pracy, włącznie z tym, że przypomina nam o zadaniach do wykonania. Na pewno nie chciałabym już wrócić do teczek papierowych.

Podsumowuje Marta Marcinkowska z Mobica.

Korzyści

• Sprawdzanie poprawności przy zakładaniu teczki – system „pilnuje”, jaki dokument musi znaleźć się w teczce, żeby była uznana za kompletną (badania, zaświadczenia, etc.).
• Automatyczna renumeracja – AMODIT dba o poprawną chronologię i oznaczenie dokumentów, bez względu na kolejność ich wprowadzania.
• Zapewnienie zgodności z prawem – platforma wysyła pracownikowi działu HR powiadomienie przed upływem ustawowych terminów, np. o konieczności usunięcia kary pracowniczej.
• Łatwe wyszukiwanie – AMODIT prezentuje podstawowe dane pracownika (stanowisko, przełożony, data rozpoczęcia pracy) i umożliwia wyszukiwanie w różnych konfiguracjach (data, nazwa, pracownik, część teczki, etc.).
• Łatwe raportowanie – system pozwala wygodnie podsumować dane zbiorcze (np. dane dotyczące urlopów, kończących się umów, kompletności teczek itd.).

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na temat przebiegu wdrożenia eTeczki, już teraz  obejrzyj webinar.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie