AMODIT to obieg dokumentów zgodny z KSeF

Gdy tylko Ministerstwo Finansów opublikuje interfejs API do systemu KSeF, AMODIT będzie mógł automatycznie odczytywać eFaktury, bezpośrednio z systemu KSeF.

Krajowy System e-Faktur

1 października 2021 roku Sejm przyjął zmiany w ustawie o podatku od towarów i usług, które dotyczą między innymi wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowy system ma zacząć działać w styczniu 2022 roku. Czy system ten wyeliminuje potrzebę OCR’owania faktur w celu odczytania z nich danych?

W uzasadnieniu do ustawy czytamy: projektowana ustawa reguluje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.

Nie wdając się w szczegóły ustawy, kiedy, kto i jakie typy faktur będzie mógł wystawiać w KSeF, należy przypuszczać, że faktura ustrukturyzowana w perspektywie 2-3 lat zastąpi całkowicie faktury papierowe i elektroniczne ze względu na wygodę, bezpieczeństwo i różnego rodzaju zachęty ze strony MF, aby stosować tę formę dokumentowania transakcji.

Co to oznacza dla systemów obiegu dokumentów, w których faktury są opisywane, dekretowane i ostatecznie wysyłane do systemu ERP w celu zaksięgowania?

Czym jest faktura ustrukturyzowana i czym różni się od faktury papierowej i elektronicznej?

Przyjrzyjmy się fakturom papierowym oraz elektronicznym. Faktury papierowe i tzw. faktury elektroniczne (plik PDF) to obrazy faktur czytelne dla człowieka, ale już znacznie gorzej czytelne dla systemów informatycznych. Faktury takie wymagają inteligentnych systemów OCR, które odczytują informacje z faktury i próbują je zaklasyfikować np. że data, którą odczytały to data płatności, a nie data wystawienia faktury. Co więcej, jak na fakturze będzie napisane „Płatność w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury”, system musi to odpowiednio zinterpretować. Obecnie każdy system do wystawiania faktur może stosować inny układ faktury. Datę zapisywać w różnych formatach, w różnych miejscach na fakturze, numer konta umieszczać np. po nazwie wystawcy albo w stopce faktury itd. Utrudnia to systemom ich interpretację.

Faktura ustrukturyzowana natomiast, jest plikiem w formacie XML. Plik taki jest wprawdzie mało czytelny dla człowieka, ale za to jest bardzo łatwo odczytywany i interpretowany przez systemy informatyczne. Plik taki nie wymaga jednak „obróbki”, aby odczytać z niego dane, np. datę wystawienia, NIP dostawcy, termin płatności i tak dalej, ponieważ dane zapisane są w nim w sposób ustrukturyzowany. System e-Faktura wprowadza jednolite zasady zapisu danych z faktur, właśnie w postaci ściśle określonego, jednoznacznego, publicznie znanego schematu. Dzięki temu odczytanie danych i wprowadzenie ich do systemu obiegu dokumentów będzie jednoznaczne i bezbłędne.

Należy też podkreślić, że system KSeF, w praktyce zwalnia wystawcę i odbiorcę faktury z przechowywania (archiwizowania) faktur w dotychczasowej formie. Będą one, przez okres przewidziany w ustawie dostępne po prostu w systemie KSeF.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur uprości i przyspieszy proces przekazywania i rejestracji faktur w systemach obiegu dokumentów. Nie będzie potrzeby przesyłania faktury do odbiorcy, bo będzie dostępna w KSeF, nie będzie potrzeby jej rejestrowania w AMODIT, bo AMODIT zrobi to automatycznie korzystając z API do KSeF. Nie będzie potrzeby wysyłania faktur do OCR, bo będą miały czytelną dla systemu ustrukturyzowaną formę, co oczywiście wyeliminuje błędy interpretacyjne związane z OCR’owaniem dokumentów.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie