Polityka prywatności

ZASADY PRZETWARZANIA PRZEZ ASTRAFOX SP. Z O.O. DANYCH OSOBOWYCH KLIENTÓW I UŻYTKOWNIKÓW STRON INTERNETOWYCH WWW.AMODIT.PL i WWW.AMODIT.COM

1.      INFORMACJE PODSTAWOWE

1.1. Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania przez Astrafox danych osobowych Klientów oraz Użytkowników korzystających ze stron https://amodit.pl/ oraz https://amodit.com/  (dalej wspólnie jako „Strona”), a także reguluje kwestie powierzenia przetwarzania danych osobowych (jeżeli dotyczy).

1.2. Administratorem danych osobowych Klientów oraz danych osobowych zbieranych za pośrednictwem Strony jest: 

Astrafox Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 

ul. Poloneza 93, 02-826 Warszawa,

KRS: 0000193522, NIP: 525-21-71-560, REGON: 016263968,

dalej jako „Administrator”,  „Astrafox” lub „My”.

1.3. Możesz się z nami skontaktować:

1.3.1. drogą telefoniczną pod numerem: + 48 22 355 21 60,

1.3.2. mailową na adres e-mail: office@astrafox.pl

1.3.3. poprzez formularz elektroniczny dostępny na stronie internetowej pod linkiem: https://amodit.pl/kontakt/,

1.3.4. a także pocztą tradycyjną na adres siedziby Administratora.

1.4. Każdy podmiot korzystający ze Strony jest „Użytkownikiem Strony”.

1.5. W rozumieniu niniejszej Polityki pojęcie „Klient” oznacza osobę fizyczną zawierającą Umowę z Astrafox lub osobę fizyczną reprezentującą Podmiot prawny, zawierający Umowę z Astrafox. Klientem będzie również osoba dokonująca rejestracji Konta w Platformie Amodit poprzez stronę:  https://register.amodit.com.

1.6. Przetwarzamy Twoje dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej jako „RODO”.

1.7. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym możesz się skontaktować we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych pisząc na adres e-mail: iod@astrafox.pl.  

1.8. O ile nic innego nie wynika wprost z niniejszej Polityki, poszczególne zwroty mają znaczenie nadane im w treści Regulaminu Amodit oraz RODO.

1.9. Z należytą starannością dobieramy i stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych. Pełen dostęp do baz danych posiadają jedynie osoby należycie przeszkolone i upoważnione.

1.10. Chronimy dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieuprawnionym, a także przed innymi przypadkami ich ujawnienia albo utraty oraz przed zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń organizacyjnych, a także zabezpieczeń o charakterze technicznym i programistycznym, w szczególności poprzez stosowanie systemów szyfrowania danych. Hasła są szyfrowane w sposób uniemożliwiający ich odczytanie przez Astrafox i osoby działające na jego rzecz.

1.11. Przesyłanie danych odbywa się poprzez zastosowanie bezpiecznego protokołu SSL, przy czym Astrafox nie odpowiada za tę część transmisji danych, która odbywa się w ramach niezależnych od Astrafox systemów poczty elektronicznej w ramach, których Klient lub Użytkownik nadaje lub odbiera wiadomość.

2.     CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH

2.1. Dane osobowe Klientów

2.1.1. Dane osobowe Klientów będących osobami fizycznymi lub osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, będą przetwarzane w celu zawarcia i realizacji Umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w tym umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną zgodnie z Regulaminem Amodit,jeżeli dotyczy).

2.1.2. Dane osobowe osób fizycznych prawnie umocowanych do reprezentowania Klienta będącego podmiotem prawnym, będą przetwarzane w celu zawarcia i realizacji Umowy w tym umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną zgodnie z Regulaminem Amodit  (jeżeli dotyczy), na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest zawarcie i realizacja umowy. 

2.1.3. Dane osobowe Klienta będą przetwarzane w celu realizacji obowiązków w celu wypełniania przez Administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa takich jak m.in. obsługa reklamacji, obowiązki księgowe, podatkowe (rozliczenia finansowe i podatkowe), archiwizacyjne oraz obowiązki wobec sądów i organów ścigania.

2.1.4. Dane osobowe Klientów będą również przetwarzane w celu umożliwienia Administratorowi dochodzenia ewentualnych roszczeń lub podjęcia obrony przed roszczeniami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami.

2.2. Dane osobowe pracowników i współpracowników Klienta, wskazanych przez Klienta jako osoby do tzw. kontaktów roboczych

2.2.1. Dane osobowe osób wyznaczonych po stronie i przez Klienta do tzw. kontaktów roboczych w związku z zawartą umową, będziemy przetwarzać w celu kontaktowania się w związku zawarciem i realizacją Umowy. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych we wskazanym celu jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest prowadzenie komunikacji w związku z zawieraną lub zawartą umową.

2.2.2. Dane osobowe osób wskazanych w pkt. 2.2.1. powyżej mogą być również przetwarzane w celu umożliwienia Administratorowi dochodzenia ewentualnych roszczeń lub podjęcia obrony przed roszczeniami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami.

2.2.3. Dane osobowe osób wyznaczonych po stronie i przez Klienta do tzw. kontaktów roboczych mogą być przekazane Astrafox bezpośrednio od osób, których dane dotyczą albo przez Klienta.

2.3. Dane osobowe Użytkownika Strony przekazane przez Formularz kontaktowy „Napisz do nas”

2.3.1. Jeżeli napiszesz do nas przez formularz kontaktowy „Napisz do nas”, Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać w celu udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie i załatwienia sprawy, z którą się do nas zwracasz przy wykorzystaniu danych kontaktowych, które podasz w formularzu. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na odpowiedzi na wiadomości Użytkownika Strony oraz prowadzenie komunikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2.3.2. W przypadku gdy zwrócisz się do Astrafox z prośbą o przedstawienie oferty handlowej, Twoje dane osobowe będą przetwarzane w tym celu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO tzn. podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (jeżeli będziesz stroną umowy) albo na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na przedstawieniu zamówionej oferty (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jeżeli reprezentujesz podmiot prawny.

2.4. Dane osobowe Użytkownika Strony przekazane przez Formularz „Umów się na darmową konsultację”

2.4.1. Dane osobowe przekazane za pomocą formularza „Umów się na darmową konsultację” będziemy przetwarzać w celu dobrania dla Ciebie odpowiedniego konsultanta w zależności od wyzwania, z którym się do Nas zwracasz, skontaktowania się z Tobą w celu umówienia bezpłatnej konsultacji, a następnie jej przeprowadzenia.

2.4.2. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych w powyższych celach jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na przeprowadzeniu zamówionej przez Ciebie bezpłatnej konsultacji, omówienia Twoich potrzeb i dobrania odpowiednich rozwiązań.

2.5. Dane osobowe Użytkownika Strony przekazane przez Formularz zamówienia dostępu do DEMO Amodit

2.5.1. Dane osobowe przekazane za pomocą Formularza zamówienia dostępu do DEMO Amodit, będziemy przetwarzać w celu dobrania dla Ciebie odpowiedniego doradcy, skontaktowania się z Tobą w celu poznania Twoich potrzeb biznesowych, a następnie przesłania linku do rejestracji DEMO Amodit.

2.5.2. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych w powyższych celach jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na skontaktowaniu się z Tobą, omówieniu Twoich potrzeb biznesowych i przesłaniu Ci linka do rejestracji DEMO Amodit.

2.6. Dane osobowe Użytkownika Strony przekazane przez Formularz „Poznajmy się lepiej”

2.6.1. Dane osobowe przekazane za pomocą Formularza „Poznajmy się lepiej”, będziemy przetwarzać w celu odpowiedzi na Twoją wiadomość i skontaktowania się z Tobą w celu przedstawienia Ci szczegółowych informacji dotyczących możliwości podjęcia z Nami współpracy na zasadzie partnerstwa.

2.6.2. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych w powyższych celach jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na odpowiedzi na twoją wiadomość i skontaktowaniu się z Tobą w celu omówienia tematu, z którym się do Nas zwracasz.

2.7. Uzyskanie dostępu do bezpłatnych Webinariów 

2.7.1. Będąc Użytkownikiem naszej Strony masz możliwość zapisania się na bezpłatne Webinaria. W tym celu jesteś zobowiązany do podania swojego adresu mailowego oraz imienia i nazwiska.  Na wskazany adres mailowy wyślemy link potwierdzający, a po jego kliknięciu otrzymasz dostęp do Webinarium.

2.7.2. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych w powyższym celu jest realizacja umowy tj. usługi świadczonej drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) polegającej na przekazaniu dostępu do bezpłatnych materiałów. 

2.7.3. Twoje dane osobowe będziemy również przetwarzać do celów statystycznych co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2.8. Zgody marketingowe

2.8.1. Jeżeli podczas przesyłania swoich danych za pomocą któregoś z dostępnych na Stronie formularzy zaznaczysz nieobowiązkowe zgody znajdujące się pod formularzem (na marketing mailowy lub marketing telefoniczny), Twoje dane osobowe w zależności od wyrażonych zgód i podanych danych, będą przetwarzane w celach:

a. wysyłania przez Astrafox Sp. z o.o. treści marketingowych i handlowych dotyczących naszej oferty drogą elektroniczną na podany przez Ciebie w formularzu adres e-mail;

b. kontaktowania się z Tobą drogą telefoniczną w celu przedstawiania Ci treści marketingowych i handlowych dotyczących naszej oferty na podany przez Ciebie w formularzu numer telefonu.

2.8.2. Zwracamy uwagę, że kontakt z naszej strony w celach marketingowych z pewnością nie będzie natarczywy i będzie następował np. kiedy będziemy mieli do zaprezentowania Ci jakiś nowy produkt, funkcjonalność lub usługę. 

2.8.3. Pamiętaj, że zgody marketingowe możesz odwołać w każdym momencie. 

2.8.4. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych opisanych w punkcie 2.8.1 powyżej jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z wyrażonymi zgodami marketingowymi) polegający na marketingu i promocji swoich usług, produktów i swojej działalności.

3.     PRAWA PODMIOTU DANYCH (PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ)

3.1. Na zasadach opisanych w RODO, przysługują Ci następujące prawa dotyczące przetwarzanych przez Astrafox Twoich danych osobowych:

3.1.1. prawo dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich kopii (art. 15 RODO);

3.1.2. prawo żądania sprostowania swoich danych osobowych (art. 16 RODO);

3.1.3. prawo żądania usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO);

3.1.4. prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO);

3.1.5. prawo żądania przenoszenia danych tj. do otrzymania od Administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody lub w celu zawarcia i wykonywania umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);

3.1.6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w tym w celach marketingowych (art. 21 RODO);

3.1.7. prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Użytkownik ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;

3.1.8. prawo wycofania zgody na marketing mailowy lub telefoniczny – jeżeli wyraziłeś zgodę na kontakt w celach marketingowych i handlowych na podany przez Ciebie w formularzu adres e-mail lub numer telefonu, masz prawo odwołać taka zgodę w każdym momencie.

3.1.9. Posiadasz również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznasz, iż przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.

3.2. Jak realizować swoje prawa?

3.2.1. W celu realizacji swoich praw prosimy wysłać wniosek ze swoim żądaniem na adres mailowy: office@astrafox.pl,  lub na adres mailowy iod@astrafox.pl.

3.2.2. Jeżeli w ciągu 14 dni nie otrzymasz od nas żadnej odpowiedzi (czasami wiadomości e-mail nie dochodzą, albo trafiają do spamu), prosimy o wykonanie połączenia na numer telefonu: + 48 22 355 21 60 lub +48 500 492 209.

3.2.3. W przypadku otrzymywania wiadomości marketingowych i handlowych na adres mailowy, masz zawsze możliwość wypisania się z listy mailingowej (anulowania subskrypcji) i tym samym wycofania swojej zgody marketingowej poprzez kliknięcie w link dostępny na dole wiadomości.

4.    ODBIORCY DANYCH

4.1. Dla prawidłowego funkcjonowania działalności Astrafox oraz Strony, konieczne jest korzystanie przez Nas z usług podmiotów zewnętrznych. Administrator korzysta wyłącznie z usług takich podmiotów, którzy zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, tak by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

4.2. Odbiorcami danych osobowych mogą być:

4.2.1. podmioty przetwarzające dane osobowe na podstawie umów powierzenia zawartych z Administratorem, w tym w szczególności: biuro rachunkowe, przedsiębiorstwa świadczące usługi w zakresie IT, hostingu, doradcze, kurierskie,

4.2.2. podmioty współpracujące z Administratorem w tym w szczególności w zakresie: obsługi prawnej i windykacji, ubezpieczeń, świadczenia usług pocztowych,

4.2.3. podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (inni administratorzy) np. urząd skarbowy oraz sądy i organy ścigania.

5.     OKRES PRZECHOWYWANIA

5.1. Dane osobowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit f RODO) będą przetwarzane przez czas istnienia tego interesu lub do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu na przetwarzanie danych.

5.2. Dane przetwarzane w celach kontaktów marketingowych będą przetwarzane do momentu wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie w tym celu lub do momentu wycofania zgód na kontakt w celach marketingowych.

5.3. Dane przetwarzane na podstawie umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO) będą przetwarzane przez czas jej trwania a następnie przez okres przedawnienia wzajemnych roszczeń.

6.     INFORMACJA O WYMOGU/DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH

6.1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być konieczne w celu realizacji danego celu przetwarzania.

6.2. W przypadku Klientów, brak podania danych może poskutkować niemożnością realizacji Umowy.

6.3. W zamieszczonych na Stronie formularzach pola wymagane zostały oznaczone gwiazdką. Wpisywanie pozostałych danych do formularzy jest dobrowolne.

7.     INFORMACJE O PROFILOWANIU I PRZEKAZANIU DANYCH POZA EOG

7.1. Dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

7.2. Dane osobowe mogą być transferowane do krajów trzecich w szczególności do USA w związku z korzystaniem przez Nas z elektronicznych usług i narzędzi zapewnianych przez zagranicznych dostawców. Dostawcy tych usług (np. system do wysyłania maili) posiadają swoje serwery m.in. w USA i na tych serwerach mogą być przechowywane Twoje dane. Transfer danych odbywa się na podstawie Standardowych klauzul umownych lub wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy przy zachowaniu odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych.  

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Astrafox zastrzega możliwość zmiany niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w sytuacji zmiany przepisów prawa i nowych wytycznych organów odpowiedzialnych za nadzór nad ochroną danych osobowych.

2. W przypadku wprowadzenia zmian w Rozdziale II niniejszej Polityki prywatności, w zakresie postanowień regulujących kwestie powierzenia przetwarzania danych osobowych, Astrafox poinformuje Klienta o planowanych zmianach nie później niż na 14 (słownie: czternaście) dni przed proponowaną datą wejścia w życie zmian w treści Rozdziału II.

3. Jeśli przed proponowaną datą wejścia w życie zmian Klient nie złożył pisemnego sprzeciwu wobec zmian w treści Rozdziału II Polityki prywatności, uznaje się je za przyjęte.

4. Klient ma prawo podjęcia negocjacji dotyczących zmiany treści Rozdziału II Polityki prywatności.

5. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką Prywatności mają zastosowania   przepisy Kodeksu cywilnego, a    także    przepisy RODO i innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych.

6. Astrafox oraz Klient zgodnie oświadczają, iż w przypadku sporów powstałych na tle realizacji postanowień dotyczących powierzenia przetwarzania Danych osobowych, dążyć będą do polubownego ich rozwiązania. W przypadku, gdy nie dojdzie do załatwienia sporu w powyższy sposób, właściwym do jego rozstrzygnięcia będzie sąd powszechny właściwy miejscowo każdorazowo dla siedziby Astrafox.

7. Polityka prywatności w niniejszej wersji obowiązuje od 27.04.2023 r.