Obszar prawny

Wyzwanie: wdrożenie rejestru umów

Naszym klientem, międzynarodowy dom mediowy, chciał zoptymalizować pracę działu prawnego. Firma mierzyła się z problemem dużej ilości dokumentów (umów wraz z załącznikami lub aneksami w postaci papierowej oraz ich skanami, często w kilku wersjach).

Rozwiązanie przed wdrożeniem systemu

Firma posiadała dokumentację w wersji papierowej przechowywaną w tradycyjnym archiwum. Wśród najsłabszych stron tego rozwiązania klient wymieniał standardowe utrudnienia, tj.:

• częste zaginięcia dokumentów, np. załączników do umowy.
• czasochłonne kategoryzowanie i wyszukiwanie dokumentów,
• problematyczna kwestia bezpieczeństwa danych oraz nadawania uprawnień dla poszczególnych pracowników,
• koszty utrzymania (w tym papier, druk, powierzchnia).

Dodatkowo zdarzało się, że konkretna umowa wygasła i, z powodu niedopatrzenia, nie była przedłużana w terminie.

Zakres i korzyści wdrożenia

W odpowiedzi na potrzeby klienta zrealizowaliśmy wdrożenie rejestru umów opierające się na procesie w systemie Amodit. Polega on na tym, że pola różnego typu wprowadzone w formularzu reprezentują atrybuty umów oraz dokumentów z nimi związanych. Dane dotyczą, m.in.:

• stron umowy (z opcją kilku podmiotów),
• podstawowych parametrów umowy, tj. dat zawarcia i zakończenia, kwot, warunków płatności,
• przypominania o wygaśnięciu umowy,
• dodatkowych atrybutów specyficznych dla zawieranej umowy, np. typu i zakresu umowy, szczegółowych wytycznych odnośnie realizacji.

Skan dokumentu umowy umieszczany jest w polu formularza. Natomiast dokumenty powiązane znajdują się w dodatkowej tabeli wraz z atrybutem określającym ich typ (np. aneks, ogólne warunki świadczenia usług, wypis z KRS).

Dzięki temu rozwiązaniu dział prawny pracuje efektywniej. Wszystkie umowy wraz z załącznikami znajdują się w jednym systemie – uprawnieni pracownicy mogą w łatwy sposób je przeglądać i weryfikować. Przypomnienia o zbliżającym się terminie wygaśnięcia każdej umowy ułatwiają dopełnienie formalności na czas.