Notice: Function _load_textdomain_just_in_time was called incorrectly. Translation loading for the acf domain was triggered too early. This is usually an indicator for some code in the plugin or theme running too early. Translations should be loaded at the init action or later. Please see Debugging in WordPress for more information. (This message was added in version 6.7.0.) in /home/astradev/domains/amodit.w05.pl/public_html/wp-includes/functions.php on line 6121
Obszar administracyjny – AMODIT
[wpml_language_selector_widget]
Odbierz bezpłatną konsultację
Schemat blokowy

Obszar administracyjny

Czy wiesz, że automatyzacja procesów pozwoli usprawnić pracę w obszarze administracyjnym w Twojej firmie? W ten sposób uporządkujesz dane, a dostęp do poszukiwanych informacji będzie wygodny i szybki. Wyeliminuj opóźnienia, błędy i zagubione dokumenty. To, i o wiele więcej, zyskasz dzięki AMODIT.

Sprawdź wersję demo
Administracja obieg elektroniczny

Jakie przykładowe procesy
w obszarze administracyjnym możesz usprawnić?

Obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej

Rozliczanie kilometrówek

Wnioski na zarząd

Rezerwacje sal konferencyjnych

Zarządzanie flotą

Archiwum dokumentów

Rejestr pełnomocnictw

Dowolne inne

Funkcjonalności

  • Ścieżki obiegu korespondencji
  • Szybka rejestracja dokumentów
  • Monitorowanie procesu
Schemat blokowy

  • Każda korespondencja zarówno przychodząca, jak i wychodząca może przechodzić przez ręce różnych osób w organizacji. System pozwala na swobodne i szybkie przekazywanie poczty między pracownikami. Dodatkowo możesz wprowadzić odmienne ścieżki dla różnych typów przesyłek.

  • Wystarczy zeskanować dokument lub przesłać go mailem, a zostanie on automatycznie zarejestrowany w dzienniku korespondencji. Nie musisz już prowadzić rejestru dokumentów w Excelu i zapisywać skanów na komputerze. Zyskasz centralny rejestr korespondencji z szybkim podglądem dokumentów i wygodnym dostępem dla uprawnionych osób.

  • Zyskaj pełne i bieżące informacje na temat przebiegu każdego procesu. Z łatwością sprawdzisz, kto i na jakim etapie wstrzymuje dokument oraz ile z nich czeka na akceptację. W systemie wszystkie procesy stają się transparentne, a łatwy dostęp umożliwia monitorowanie i szybkie wychwytywanie opóźnień.

  • Wygodne uporządkowanie zeskanowanych umów.

  • Możliwość wieloatrybutowego wyszukiwania informacji.

  • Koniec z zagubionymi i zniszczonymi dokumentami.

  • Sprawne zarządzanie dostępem do repozytorium umów dla pracowników.

  • Odszukiwanie informacji zawartych w dokumentacji w zaledwie kilkanaście sekund.

Laptop

Korzyści

  • Porządek w dokumentacji
  • Zgodność z przepisami
  • Bezpieczeństwo danych
  • Łatwe zarządzanie dostępami
  • Oszczędność czasu

Funkcjonalności

Korzyści

  • Ścieżki obiegu korespondencji

    Każda korespondencja zarówno przychodząca, jak i wychodząca może przechodzić przez ręce różnych osób w organizacji. System pozwala na swobodne i szybkie przekazywanie poczty między pracownikami. Dodatkowo możesz wprowadzić odmienne ścieżki dla różnych typów przesyłek.

  • Szybka rejestracja dokumentów

    Wystarczy zeskanować dokument lub przesłać go mailem, a zostanie on automatycznie zarejestrowany w dzienniku korespondencji. Nie musisz już prowadzić rejestru dokumentów w Excelu i zapisywać skanów na komputerze. Zyskasz centralny rejestr korespondencji z szybkim podglądem dokumentów i wygodnym dostępem dla uprawnionych osób.

  • Monitorowanie procesu

    Zyskaj pełne i bieżące informacje na temat przebiegu każdego procesu. Z łatwością sprawdzisz, kto i na jakim etapie wstrzymuje dokument oraz ile z nich czeka na akceptację. W systemie wszystkie procesy stają się transparentne, a łatwy dostęp umożliwia monitorowanie i szybkie wychwytywanie opóźnień.

  • Porządek w dokumentacji

    Wygodne uporządkowanie zeskanowanych umów.

  • Zgodność z przepisami

    Możliwość wieloatrybutowego wyszukiwania informacji.

  • Bezpieczeństwo danych

    Koniec z zagubionymi i zniszczonymi dokumentami.

  • Łatwe zarządzanie dostępami

    Sprawne zarządzanie dostępem do repozytorium umów dla pracowników.

  • Oszczędność czasu

    Odszukiwanie informacji zawartych w dokumentacji w zaledwie kilkanaście sekund.

Obszar administracyjny

  • Success story

    Wyzwanie: zarządzanie cyfrowymi wersjami dokumentów papierowych

    Firma korzystająca z AMODIT szukała kolejnych usprawnień, tym razem w obszarze administracyjnym. Główną potrzebą było zoptymalizowanie zarządzania i przechowywania skanów (wersji cyfrowych) umów z kontrahentami i dostawcami. Klientowi zależało na wygodnym udzielaniu wybranym pracownikom dostępu do repozytorium umów.

    Rozwiązanie przed wdrożeniem systemu

    Do tego czasu w firmie praktykowano archiwizację dokumentów w formie papierowej oraz skanów przechowywanych w chmurze. Rozwiązanie sprawdzało się tylko częściowo – było czasochłonne i narzucało pracownikom sporo ograniczeń.

    Zakres i korzyści wdrożenia

    Odpowiedzią na te potrzeby klienta było wdrożenie procesów w systemie AMODIT. Od tej pory codzienną pracę w firmie ułatwia:

    • Repozytorium umów – główny proces zarządzania cyfrowymi wersjami papierowych dokumentów. Każda umowa reprezentuje jeden proces składający się z formularza z wieloma atrybutami (np. stronami umowy, terminami ważności, klauzulami poufności, aneksami) oraz krótkiego workflow. Główne kroki przebiegu procesu to podłączenie skanów umowy i dokumentów towarzyszących, dodanie opisu, weryfikacja poprawności opisu i przekazanie do wirtualnego repozytorium.
    • Wniosek o nadanie lub odebranie uprawnień do repozytorium umów – pomocniczy proces, którego zadaniem jest złożenie wniosku o nadanie lub odebranie uprawnień do umów w repozytorium dla wskazanej osoby. Przebieg procesu obejmuje przygotowanie wniosku, dwustopniową akceptację oraz nadanie bądź odebranie uprawnień.

    Wśród najważniejszych korzyści wdrożenia klient wskazał wygodę korzystania z wirtualnego repozytorium, łatwy dostęp do informacji i gwarancję bezpieczeństwa danych dzięki nadawaniu stosownych uprawnień. Działania kolejnego obszaru w firmie zostały zoptymalizowane, czego efektem jest większa efektywność zespołu każdego dnia.

Zobacz, jak zrobili to inni

Chcesz dowiedzieć się, jak inni radzą sobie z optymalizacją procesów? Poszukujesz inspiracji do bardziej efektywnego zarządzania? Sprawdź case study naszych Klientów!

Przeczytaj case study

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować obszar administracyjny w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.

    This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

    Jakie inne obszary możesz usprawnić
    w swojej firmie?

    Obszar
    kadrowy

    Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.

    Obszar
    finansowy

    Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.

    Obszar
    prawny

    Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.

    Obszar
    IT

    Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.