Delegacje

Proces delegacji rozpoczyna się jeszcze przed podróżą. Pracownik może określić długość swojego wyjazdu z poziomu kalendarza oraz wskazać osobę, która będzie go zastępować w czasie jego nieobecności. Taki wniosek trafia do przełożonego, który potwierdza zasadność podróży służbowej i umożliwia przejście wniosku do etapu dalszego rozliczenia. Chcesz, żeby ten proces wyglądał inaczej? AMODIT to elastyczne narzędzie, które dostosuje się do potrzeb każdej organizacji.

Wyjazd służbowy to określone koszty przejazdów, noclegów czy wyżywienia. Pracownik udając się w podróż, może pobrać zaliczkę na te wydatki i rozliczyć ją po zakończonej delegacji.

Po powrocie pracownik wprowadza do elektronicznego formularza AMODIT szczegóły przebiegu swojej podróży. Dodatkowo załącza dokumenty związane z poniesionymi wydatkami oraz składa oświadczenia dotyczące wykorzystania diety. W tym kroku może go wspierać OCR, który automatycznie odczytuje dane z faktur dołączonych do sprawy.

System sam pilnuje limitów poniesionych wydatków, np. za hotele. Koszty przekroczyły ustalone wewnętrznie w firmie limity? AMODIT sygnalizuje konieczność akceptacji wyższych należności u przełożonego. Każdy wydatek może zostać opisany i skategoryzowany zgodnie z zaczytanymi danymi słownikowymi.

Wyliczanie diet i ryczałtów zgodnie z przepisami oraz zasadami przyjętymi w przedsiębiorstwie pozwala prawidłowo rozliczyć każdą delegację. System uwzględnia różnice kursów walut oraz moment przekroczenia granicy w przypadku podróży zagranicznej.

Po zalogowaniu do systemu pracownik z łatwością sprawdzi, jaka kwota pozostaje do zwrotu z tytułu poniesionych kosztów w ramach wyjazdu służbowego.

Dane dotyczące delegacji, w tym odpowiedni dekret, mogą być łatwo przekazane do firmowego systemu ERP. Po stronie działu księgowości następuje zaksięgowanie kosztów delegacji zgodnie z wewnętrzną polityką rachunkowości. Ten etap może następować bezpośrednio w systemie finansowo-księgowym albo zostać zautomatyzowany dzięki przeniesieniu danych z systemu AMODIT.