Notice: Function _load_textdomain_just_in_time was called incorrectly. Translation loading for the acf domain was triggered too early. This is usually an indicator for some code in the plugin or theme running too early. Translations should be loaded at the init action or later. Please see Debugging in WordPress for more information. (This message was added in version 6.7.0.) in /home/astradev/domains/amodit.w05.pl/public_html/wp-includes/functions.php on line 6121
KSeF Connector – AMODIT
[wpml_language_selector_widget]
Bezpłatna konsultacja
Schemat blokowy

KSeF Connector

Chcesz jeszcze wygodniej obsługiwać faktury w swojej firmie? Wybierz KSeF Connector – usługę sieciową, która połączy Twoje oprogramowanie z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) i ułatwi codzienną pracę.

Dowiedz się więcej
KSeF

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system informatyczny udostępniony przez Ministerstwo Finansów służący do wysyłki oraz odbioru faktur w formie ustrukturyzowanej (XML). System powstał w celu zbierania, analizy i kontroli danych wystawianych faktur. Administratorem gromadzonych danych jest szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Start produkcyjny systemu odbył się 1 stycznia 2022 r., jednak na chwilę obecną faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i elektronicznych. Na chwilę obecną nie jest znana data, od której wysyłka faktur do KSeF będzie obligatoryjna (przewidywany termin to połowa 2024 r.).

KSeF Connector

KSeF Connector jest usługą sieciową łączącą oprogramowanie klienta z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). System składa się z dwóch modułów służących do wysyłki faktur sprzedażowych oraz odbierania faktur zakupowych. Dzięki końcówce instalowanej u klienta KSeF Connector umożliwia integrację z dowolnym systemem ERP. Oprogramowanie dostępne jest w dwóch wariantach:

  • jako automatyczna usługa do wymiany danych  – całkowicie automatyczna i działająca bez ingerencji użytkownika (brak dedykowanego interfejsu). Dane są pobierane z systemu ERP, przetwarzane, walidowane pod względem poprawności oraz wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Również odpowiedź z KSeF jest pobierana automatycznie i przekazywana do systemu ERP.
  • jako funkcjonalność repozytorium dokumentów  – w tej odsłonie rozwiązanie posiada wszystkie funkcjonalności opisane w punkcie 1 oraz udostępniony interfejs użytkownika, za pomocą którego pracownicy mogą przeglądać wysłane i odebrane faktury bezpośrednio w systemie KSeF Connector.

Korzyści z zastosowania KSeF Connector

To rozwiązanie zapewnia, m.in.:

Integrację wielu systemów ERP wielu spółek

Obsługę załączników

Moduł monitorujący dostępność systemów

Dodatkową walidację przed wysłaniem dokumentu do KSeF

Funkcjonalności KSeF Connector

Możliwość integracji z dowolnym systemem ERP

Historia pobierania i wysyłki, statusy, numery FV oraz UPO

Obsługa wielu spółek

Maksymalna automatyzacja

Wsparcie od procesu analizy, przez wdrożenie, aż do wsparcia operacyjnego

Maper pól z formatu klienta na format KSeF

Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach

Automatyczne monitorowanie dostępności systemów

Walidacje techniczne – pewność zgodności z formatem KSeF przed wysyłką do KSeF Ministerstwa Finansów

Wysyłka faktur sprzedażowych wraz z obsługą statusów wysyłki oraz informacją zwrotną

Wykrywanie duplikatów faktur

Powiadomienia mailowe o nowych fakturach

Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w KSeF Connector

Odbiór faktur zakupowych

Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych

Walidacje biznesowe (do trzech indywidualnych walidacji)

Możliwość przypisywania faktur konkretnym osobom w zależności od parametrów faktury (np. NIP kontrahenta)

Moduł integracyjny z dowolnym systemem ERP Workflow

Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie e-faktur kosztowych z KSeF

Przekazywanie pobranych e-faktur do systemów powiązanych (ERP, workflow)

Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie i wysyłka e-faktur sprzedażowych

Odpowiedzi zwrotne z KSeF wraz z ksefRefNumber, datą faktury oraz UPO

Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w KSeF Connector

Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych

Mechanizm sprawdzania dostępności wszystkich systemów biorących udział w procesie

Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach

Zarządzanie uprawnieniami dostępowymi do faktur

Raporty i zestawienia faktur

Jak to działa?

KSeF Connector dostępny jest w dwóch wariantach:

  • jako usługa dostępna w chmurze,
  • w formie aplikacji instalowanej na środowisku klienta.

Na diagramie obok widzisz proces wizualizujący wysyłki i odbioru faktur.

Sposoby komunikacji oraz formaty wymiany danych

W zależności od specyfiki potrzeb klienta w KSeF Connector przewidzieliśmy następujące kanały komunikacyjne:

  • WebService SOAP oraz REST API,
  • widok bazy danych,
  • pliki udostępniane na dysku,
  • import z pliku.

KSeF Connector obsługuje następujące formaty danych:

  • XML,
  • JSON,
  • pliki Excel,
  • pliki testowe o ustalonym formacie.

Jak wygląda wdrożenie?

Analiza przedwdrożeniowa

Na samym początku wdrożenia zostanie przeprowadzona analiza techniczna, która będzie się składać z trzech etapów.

Etap 1: doprecyzowanie wymagań technicznych oraz biznesowych

Omówimy i spiszemy Twoje wymagania oraz zaproponujemy skuteczne rozwiązania. W ramach etapu 1 zostaną omówione wszelkie walidacje, obsługa załączników, wysyłki FV i obieg dokumentów.

Etap 2: integracje z innymi systemami

Wspólnie wypracujemy najlepszy sposób integracji (dostępne kanały to: WebService SOAP i REST API, widok bazy danych, pliki udostępniane na dysku, import z pliku) oraz uzgodnimy formaty przekazywanych danych (XML, JSON, pliki Excel, pliki testowe o ustalonym formacie). Dodatkowo zaplanujemy komunikację zwrotną z KSeF, w ramach której zostaną ustalone kanały komunikacyjne oraz miejsce dostarczenia informacji (status wysyłki, data przyjęcia FV, nr KSeF oraz UPO).

Etap 3: mapowanie pól z formatu udostępnionego przez klienta na format KSeF

W ramach tego etapu wspólnie przeanalizujemy dane udostępnione przez system finansowo-księgowy oraz zaproponujemy mapowanie danych źródłowych do formatu KSeF.

Wynikiem trzech powyższych kroków będzie zatwierdzony przez obie strony dokument analizy przedwdrożeniowej.

  • Opracowanie architektury technicznej rozwiązania – schemat będzie obejmował rekomendowaną konfiguracją sprzętową środowiska (zarówno środowisko produkcyjne, jak i testowe). Efektem prac na tym etapie będzie dodatkowo sizing rozwiązania.
  • Instalacja i konfiguracja aplikacji – na Twoim środowisku zostanie zainstalowany Cloud Agent, który umożliwi komunikację na zewnątrz bez potrzeby robienia wyjątków na poziomie firewall. Następnie skonfigurujemy  KSeF Connector, co umożliwi wysyłkę i odbiór FV z KSeF.
  • Integracja z systemami klienta – na podstawie ustaleń z analizy przedwdrożeniowej przeprowadzimy integrację KSeF Connectora z systemami klienta. Integracja będzie obejmowała zarówno systemy finansowo-księgowe, jak i workflow.
  • Mapowanie pól – do mapowania pól z formatu źródłowego do formatu KSeF służy wbudowany maper. Każdą daną źródłową będzie można przypisać w odpowiednie pole w formacie KSeF. Mapowanie odbędzie się na podstawie zatwierdzonego dokumentu analizy.
  • Testy na środowisku klienta – na etapie testów KSeF Connector podłączymy do środowiska demo KSeF Ministerstwa Finansów i na to środowisko będą wysyłane wszystkie FV. Środowisko demo posiada pełną funkcjonalność środowiska produkcyjnego, ale przekazane tam FV nie mają skutku prawnego. Dzięki takiemu podejściu w bezpieczny sposób zostanie sprawdzona konfiguracja oraz mapowanie pól.
  • Uruchomienie produkcyjne – po przeprowadzonych testach aplikacja przejdzie w tryb produkcyjny i dokumenty będą wysyłane na produkcyjne środowisko KSeF.
  • Dokumentacja końcowa – po zakończeniu wdrożenia zostanie dostarczona zaktualizowana dokumentacja końcowa.
  • Szkolenia – jeżeli zgłosisz taką potrzebę, przeprowadzimy szkolenia dla Twojego zespołu.
  • Utrzymanie powdrożeniowe w ramach utrzymania aplikacji.
  • W ramach maintenance lub subskrypcji pewność aktualizacji do najnowszego formatu KSeF.

Umów się na darmową konsultację

z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy KSeF Connector skutecznie zoptymalizować obieg faktur w Twojej firmie.

    Administratorem danych osobowych przekazanych za pomocą powyższego formularza kontaktowego jest Astrafox sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Masz prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, ograniczenia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu podanych danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.

    This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

    Jakie obszary możesz usprawnić
    W SWOJEJ FIRMIE?

    Obszar
    finansowy

    Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.

    Obszar
    kadrowy

    Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.

    Obszar
    prawny

    Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.

    Obszar
    administracyjny

    Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.

    Obszar
    IT

    Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.