PCBC
Wstęp
Polskie Centrum Badań i Certyfikacji Spółka Akcyjna to firma z ponad sześćdziesięcioletnią tradycją. Jako jednoosobowa spółka Skarbu Państwa powstała 31 października 2002 r. w miejsce państwowej jednostki organizacyjnej o tej samej nazwie. Główną siedzibą Spółki jest Warszawa, ale firma prowadzi również biura w dwóch innych lokalizacjach w Polsce – w Gdańsku oraz w Pile.
PCBC jest partnerem prestiżowych organizacji europejskich i światowych m.in. Międzynarodowego Zrzeszenia Jednostek Certyfikujących IQNET. Wydawane przez firmę certyfikaty są honorowane na całym świecie.
Spółka działa na rynku krajowym, europejskim oraz światowym. W 2022 roku dominowała sprzedaż na rynek krajów spoza UE.
Firma zajmuje się:
- certyfikacją systemów zarządzania,
- certyfikacją wyrobów na zgodność z obowiązującymi normami i na znaki jakości,
- certyfikacją rolnictwa ekologicznego,
- oceną zgodności wyrobów,
- prowadzeniem dwóch akredytowanych laboratoriów badawczych (laboratorium nawozów i wyrobów chemicznych w Pile oraz laboratorium wyrobów budowlanych w Gdańsku),
- organizacją szkoleń oraz doskonaleniem kadr w obszarze badań, certyfikacji i oceny zgodności.
Rozwiązanie
Zgodnie ze zgłoszonymi potrzebami w Spółce wdrożone zostały 4 moduły AMODIT:
- korespondencji przychodzącej i wychodzącej (połączonej z modułem eNadawcy Poczty Polskiej poprzez konektor),
- moduł obiegu faktur (połączonej z systemem Symfonia poprzez konektor),
- moduł umów,
- moduł delegacji krajowych i zagranicznych.
Zdecydowaliśmy się na wdrożenie EOD AMODIT ze względu na przejrzysty przepływ informacji dla wszystkich użytkowników biorących udział w danym procesie. Zależało nam na lepszej kontroli obiegu dokumentów oraz skróceniu czasu potrzebnego na realizację poszczególnych procesów. Kolejnym argumentem był ułatwiony dostęp do danych historycznych oraz pełny wgląd w historię przebiegu poszczególnych procesów.
korzyści
Z perspektywy kilkumiesięcznych obserwacji powdrożeniowych klient zauważył, że informatyzacja procesów obiegu dokumentacji w znaczący sposób ułatwiła zarządzanie firmą i podniosła efektywność pracy zespołu. Każdy z modułów usprawnił funkcjonowanie firmy w konkretnym obszarze – korzyści wyszczególniono poniżej.
Moduł obieg faktur to:
- skrócenie całego procesu,
- brak konieczności opisu faktur w formie papierowej,
- łatwa edycja opisu faktur,
- wszystkie akceptacje etapów procesu w jednym miejscu,
- bezpośredni zapis faktur do Symfonii,
- elektroniczna archiwizacja faktur,
- dostęp do dokumentów, danych historycznych oraz opisów przez przeglądarkę,
- lepsza kontrola czasu procesowania dokumentów,
- pełny wgląd do historii przebiegu procesu,
- automatyczne sprawdzanie kontrahentów na Białej Liście VAT oraz w bazie VIES,
- weryfikacja controllingowa dokumentów w wersji elektronicznej bez konieczności wypożyczania dokumentów papierowych z księgowości,
- sprawna współpraca z kontrahentami, którzy mogą przesłać fakturę bezpośrednio na dedykowany adres e-mail, pomijając etap wysyłki na imienny adres pracownika, co skraca obieg dokumentu.
Moduł delegacje to
- łatwe raportowanie wyjazdów służbowych dzięki centralnemu rejestrowi wszystkich delegacji,
- możliwość przygotowania i rozliczenia delegacji drogą elektroniczną,
- automatyczne wyliczanie diet i kosztów podróży służbowej przez system,
- inteligentne powiadomienia, np. o konieczności wypłaty zaliczki, nieobecności w pracy na czas delegacji, konieczności zatwierdzania i rozliczenia wyjazdu, szczegółach rozliczenia delegacji, potrzebie rezerwacji hotelu czy ubezpieczeniu przy delegacji zagranicznej.
Moduł korespondencja to:
- możliwość szybkiej i wygodnej rejestracji dokumentów w elektronicznym centralnym rejestrze pism przychodzących i wychodzących (zamiast papierowej księgi korespondencyjnej),
- integracja z modułem eNadawca Poczty Polskiej,
- opcja wyboru gotowych szablonów w procesie.
Moduł umowy to:
- wygodny podgląd treści w centralnym rejestrze umów,
- sprawny przepływ informacji dla wszystkich biorących udział w danym procesie,
- łatwe zarządzanie uprawnieniami do umów,
- większa terminowość dzięki inteligentnemu systemowi przypominającemu o kończących się umowach.
Dodatkowo we wszystkich powyższych obszarach pracownicy mają możliwość generowania raportów oraz ustawiania opcji raportowych.
Z perspektywy kilkumiesięcznych obserwacji powdrożeniowych, stwierdzamy, że informatyzacja procesów obiegu dokumentacji w znaczący sposób ułatwia zarządzanie firmą i podnosi efektywność pracy zespołu.
Firma planuje stworzyć kompleksowy system informatyczny obejmujący większość obszarów działalności. W planach jest doskonalenie funkcjonujących modułów oraz wdrożenie kolejnych procesów, np. zarządzania flotą samochodów służbowych, nieruchomościami, dokumentacji systemowej oraz działania w zakresie podnoszenia kompetencji pracowników.
Dowiedz się WIĘCEJ
Chcesz zautomatyzować procesy biznesowe i wdrożyć digitalizację w swojej firmie?
Umów się na darmową konsultację
z jednym z naszych specjalistów. Zaprezentujemy Ci krok po kroku, jak przy pomocy AMODIT skutecznie zoptymalizować procesy w Twojej firmie.
Jakie obszary możesz usprawnić
w swojej firmie?
Obszar
kadrowy
Przechowuj wszystkie dane pracowników w jednym miejscu dzięki automatyzacji procesów w obszarze kadrowym.
Obszar
finansowy
Zautomatyzuj procesy finansowe i unikaj błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań.
Obszar
prawny
Zoptymalizuj pracę działu prawnego – uporządkuj umowy i aneksy w jednym systemie oraz zapewnij zespołowi wygodny dostęp do informacji.
Obszar
administracyjny
Minimalizuj opóźnienia, błędy lub zagubienia dokumentów dzięki automatyzacji procesów w obszarze administracyjnym.
Obszar
IT
Usprawnij pracę działu IT dzięki łatwemu monitorowaniu projektów na każdym etapie.