Cyfrowa firma: sprawny biznes w trudnych czasach.

Choć polska gospodarka ucierpiała w ostatnich tygodniach, na rynku są obszary i branże, które nadal działają sprawnie i bez przestojów. Spotkania przeniosły się do sieci, ustalenia wewnętrzne do komunikatorów, a systemy firmowe zapewniają bieżący dostęp do informacji o klientach i o realizowanych projektach.

Dzieje się tak w dużej mierze za sprawą wprowadzenia pracy zdalnej i korzystania z cyfrowych narzędzi, np. platform do obsługi procesów biznesowych. Rozwiązania umożliwiające sprawny obieg dokumentów w czasie izolacji zabezpieczają ciągłość pracy w przypadku przymusowego działania firmy w rozproszeniu.

Cyfrowy podpis nie tylko w korporacji

Artgeist to polska firma o globalnym zasięgu, która powstała w 2004 roku z pasji do upiększania wnętrz. Dziś działa na całym świecie poprzez sklepy on-line prowadzone pod marką bimago. Swoim klientom oferuje dekoracje ścienne: tapety, fototapety, obrazy drukowane, plakaty, a także dekoracyjne parawany. Firma wdrożyła obieg umów z cyfrowym podpisem na platformie Amodit na początku tego roku. Przejście na nowe rozwiązanie odbyło się płynnie.

Wszyscy mieliśmy świadomość, że należy wykonać krok w stronę digitalizacji i byliśmy gotowi do wdrożenia systemu elektronicznego podpisywania umów – opowiada Manager ds. administracyjno – prawnych z firmy Artgeist.

W szczególnej sytuacji, w jakiej obecnie znalazł się polski biznes, cyfrowe narzędzia zdejmują z barków przedsiębiorców chociaż część trosk. – Gdyby nie wprowadzony na początku roku system i elektroniczny podpis nasza dzisiejsza sytuacja byłaby z pewnością bardziej stresująca i skomplikowana od strony formalno-prawnej w zakresie dotyczącym umów. Obecnie, dzięki wdrożonemu i funkcjonującemu systemowi mam pewność, że podpisywanie dokumentów odbywa się na bieżąco. Jest to rozwiązanie komfortowe nie tylko z punktu widzenia Zarządu, ale dla wszystkich pracowników firmy – podkreśla Manager ds. administracyjno – prawnych.

Płynność procesów na wagę złota

Niestety tam, gdzie nie wdrożono jeszcze cyfrowych obiegów, powstają zatory w płatnościach. Pieniądze są, ale uwięzione na kontach, podobnie jak pracownicy, którzy przymusowo zostali w domach. W sytuacji kwarantanny do obniżenia kondycji firm, zwłaszcza tych najmniejszych, mogą dołożyć się zatory płatnicze powstałe z bardziej prozaicznych powodów. – Mam stałe zlecenia od instytucji, które mają zabezpieczone budżety, ale co z tego, gdy po drugiej stronie nie ma kto wykonać przelewu – mówi Grażyna, tłumaczka i redaktorka.

Okazuje się, że w niektórych organizacjach procesy, choć zdigitalizowane, nie są ze sobą połączone w spójny ekosystem. – Niby wszystko działa elektronicznie, ale fizycznie trzeba iść do jakiegoś działu, który niestety nie działa w obecnej sytuacji – zauważa freelancerka.

Cyfrowy biznes oznacza korzyści

Przykład Artgeist pokazuje, że firmy, które w porę zdały sobie sprawę z wagi przygotowania do sprawnego przepływu informacji w dłuższej perspektywie, mogą odnieść większe korzyści niż organizacje, które należą do grupy późnej większości, a nawet maruderów digitalizacji.

Cyfrowy ekosystem, który można stworzyć za pomocą platformy Amodit, łączy obieg faktur, umów, korespondencji i zamówień w jedną, spójną całość. System, do którego trafiają dokumenty pozwala je dalej automatycznie przetwarzać, również w trybie pracy zdalnej. Mechanizmy powiadomień i porządkowania zadań do wykonania na konkretnych dokumentach pozwalają sprawnie realizować codzienne działania. Platforma Amodit integruje się z innymi aplikacjami biznesowymi. System jest prosty w obsłudze, również dla osób niemających doświadczenia w korzystaniu z cyfrowych rozwiązań.

Dowiedz się więcej o podpisie elektronicznym, obiegu faktur, obiegu zamówień, obiegu umów i korespondencji, a także o archiwizacji dokumentów na platformie Amodit. Pobierz wersję demo systemu i wypróbuj przygotowane przez nas przykładowe procesy.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie