Kontrola zgodności faktur z zamówieniami

Obecnie otrzymujemy kilka tysięcy faktur miesięcznie z wielu krajów. Zespół osób klasyfikuje faktury i dla każdej kategorii podejmuje szereg czynności sprawdzających np. zgodność z naszym zapotrzebowaniem, zgodność z zamówieniem czy zgodność z przyjętym towarem na magazyn. Z naszych statystyk wynika, że ponad połowa przypadków to 100% zgodności. Niemniej ktoś wkłada w sprawdzenie wiele wysiłku i czasu. Chcielibyśmy za pomocą systemu obiegu dokumentów, zautomatyzować klasyfikację faktur oraz wykryć przypadki 100% zgodności, a zajmować się tylko sytuacjami wymagającymi wyjaśnienia różnic pomiędzy fakturą a zamówieniem.

Rozwiązanie

Po przeanalizowaniu problemów, z jakimi zmagał się Klient, zaproponowaliśmy stworzenie procesu na Platformie AMODIT z bardzo rozbudowaną integracją z systemem ERP, z którego korzysta Klient. Dużym ułatwieniem było to, że Klient doskonale zna swój system ERP i jego strukturę danych. Dzięki temu w projekcie nie było problemu z tworzeniem zapytań SQL do systemu ERP w celu uzyskania odpowiednich zestawów danych.

Korzyści z wdrożenia procesu

Daleko idąca automatyzacja pozwoliła znacznie skrócić czas weryfikacji zgodności faktur i skupić się wyłącznie na przypadkach braku zgodności. Ponadto osoby zainteresowane mają łatwy wgląd w rejestr wszystkich faktur oraz ich aktualny status, co ułatwia korespondencję z dostawcami i wyjaśnianie różnic. Automatyczne rejestrowanie faktur w systemie ERP również zredukowało czas na ręczne przepisywanie danych do systemu księgowego. Rozwiązanie w znacznym stopniu wyeliminowało czynności wykonywane ręcznie na rzecz zautomatyzowanego do maksimum procesu, samodzielnie odczytującego dane z faktur, klasyfikującego i dającego odpowiedź o zgodności lub informację co się nie zgadza pomiędzy danymi na fakturze a danymi w zapotrzebowaniu / zamówieniu czy WZ.

Sposób realizacji

Stworzony dla Klienta proces realizuje następujące funkcje:

• automatyczne rejestrowanie faktur (przesłanych mailem lub skanowanych),
• automatyczny odczyt danych z faktur (system bez problemu rozpoznaje faktury wystawione w języku polskim i angielskim),
• automatyczną klasyfikację faktury na podstawie danych odczytanych z faktury. Proces porównuje dane z faktury z danymi z systemu ERP i dokonuje klasyfikacji,
• w zależności od klasyfikacji proces odczytuje inne zestawy danych z systemu ERP (np. pozycje zapotrzebowania, pozycje zamówienia lub wielu zamówień, pozycje jednej lub wielu WZ)
• w zależności od otrzymanego zbioru danych stosuje właściwy algorytm porównania. Porównanie następuje na kilku poziomach:
  1. zgodność kwoty faktur z kwotą zapotrzebowania / zamówienia / WZ,
  2. zgodność całkowitej ilości (sumy ilości) z faktury z całkowitą ilością (sumą ilości) w zapotrzebowaniu / zamówieniu / WZ,
  3. zgodność liczby pozycji faktury z liczbą pozycji na zapotrzebowaniu / zamówieniu / WZ,
  zgodność na poziomie pozycji co do ilości i ceny jednostkowej
• za każdym razem, gdy wykryje niezgodność, porównywanie jest przerywane i sprawa otrzymuje właściwy status i trafia do wyznaczonego zespołu wyjaśniającego różnice w dostawie np. różnice ilościowe, różnice cenowe,
• rejestrowanie (poprzez tabelę pośrednią) danych w systemie ERP,
• archiwizowanie obrazu (skanu) faktury wraz z zestawem kluczowych danych w systemie SharePoint.

Zasadniczą kwestią procesu jest maksymalna automatyzacja czynności i oddanie człowiekowi sprawy po jej rozpoznaniu przez system.

Jak to wygląda w praktyce?

• faktura jest skanowana (to czynność, którą wykonuje człowiek)
• faktura jest rejestrowana w systemie, odczytywane są z niej dane (czynności wykonuje system automatycznie bez ingerencji człowieka, z wyjątkiem ewentualnej weryfikacji poprawności wykonania OCR)
• dane z faktury służą do jej klasyfikacji, porównania z danymi z systemu ERP i ustalenia zgodności lub jej braku (wszystko dzieje się automatycznie bez udziału użytkownika)
• użytkownik, na formularzu sprawy w AMODIT widzi podgląd faktury oraz co odczytał system, a także widzi pozycje zapotrzebowania / zamówienia lub WZ bezpośrednio pobierane z systemu ERP dla tej konkretnej faktury
• po dokonaniu oceny, użytkownik klika „Zarejestruj” co powoduje rejestrację faktury w systemie ERP, jeżeli wystąpiły niezgodności, to rozpoczyna się proces wyjaśniania różnic (po stronie systemu ERP) oraz faktura wraz z wybranymi danymi rejestrowana jest dodatkowo w systemie SharePoint, z którego korzysta Klient.
• AMODIT na bieżąco śledzi statusy w systemie ERP Klienta i modyfikuje je tak, aby użytkownicy procesy w AMODIT mieli pełną informację o aktualnym stanie faktury, aż do momentu jej uzgodnienia i zaksięgowania.

Rysunek 1. W polu „UWE type” widoczny jest wynik klasyfikacji wg oznaczeń stosowanych przez Klienta. Wyświetlane są kontrolnie pozycje zamówienia.

W jakiej organizacji sprawdzi się tego typu proces automatycznej klasyfikacji i porównania zgodności z zapotrzebowaniem / zamówieniem? W każdej gdzie wpływa wiele faktur, gdzie wystawianych jest wiele zamówień i trzeba na bieżąco sprawdzać zgodność otrzymanych towarów / materiałów z zapotrzebowaniem lub zamówieniem.

Artykuł opisuje sytuację klienta z branży produkcyjnej, dużej międzynarodowej firmy. Sprawdź jakie procesy możemy usprawnić w Twojej firmie – pobierz wersję demo.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie