Warsztaty Workflow Business Meeting

Tym razem rozpoczęliśmy niekonwencjonalnie — od zabawy z wykorzystaniem klocków Lego. Uczestnicy warsztatów, podzieleni na 4 grupy, wybrali kapitanów każdej grupy.

Zabawa była, przynajmniej na pierwszy rzut oka, dość prosta — w drugim pomieszczeniu znajdowała się figurka zbudowana z klocków.

Zadaniem kapitanów było dokładne przyjrzenie się figurce. Po powrocie do swoich grup zasiadających w głównej sali kapitanowie opisywali to, co zobaczyli. Zadaniem zespołów było zaś zbudowanie identycznej kopii oryginalnej figury. Kapitanowie mogli przechodzić do drugiej sali dowolną ilość razy i oglądać wzór, natomiast po powrocie do zespołów nie wolno im było dotykać klocków. To ćwiczenie z zakresu komunikacji i pracy w zespole pokazuje bardzo dokładnie model tradycyjnego podejście do wdrożeń IT. Gdy firma decyduje się na zakup oprogramowania klasy ERP/BPM, następuje etap analizy przedwdrożeniowej, której celem jest określenie potrzeb i wymagań użytkowników nowego systemu. W czasie analizy tworzona jest dokumentacja, zapełniane są kolejne flipcharty, rysowane schematy przepływów — czasem przebieg spotkań jest nawet nagrywany i wykonuje się zdjęcia tablic i notatek.

W tym etapie prac bardzo często biorą udział osoby pochodzące z różnych działów firmy, które na co dzień nie pracują ze sobą bezpośrednio. Podobnie jak w czasie naszych warsztatów pierwszym zadaniem w czasie analizy jest zapoznanie się uczestników ze sobą oraz opisanie całego procesu biznesowego, który przeważnie znany jest poszczególnym osobom tylko częściowo.

Po przeprowadzonej analizie i zebraniu całej przygotowanej dokumentacji szef projektu spotyka się z zespołem informatyków i przekazuje zebrane informacje. Przypomina to dokładnie model, który opisaliśmy powyżej w zabawie z klockami Lego — tylko jedna osoba widzi „oryginał”, czyli proces, który ma zostać odzwierciedlony i obsłużony przez system informatyczny.

Powiedzmy sobie szczerze — w takim modelu nie da się uniknąć błędów.

Podobnie jak kapitanowie drużyn w czasie naszego warsztatu, tak samo szef wdrożenia nie jest w stanie przekazać wszystkich informacji. Zawsze znajdą się takie elementy procesu, które nie zostaną dostatecznie opisane przez klienta. Czasem szef projektu rozmawiając z zespołem informatyków jakichś oczekiwań klienta nie przekaże w pełni, część informacji zostanie zniekształcona. Ponadto, jak wspomnieliśmy wcześniej, klient zamawiający system też nie zawsze zna wszystkie szczegóły procesu, który jest przygotowywany w systemie. Koncepcja może ulec zmianie kilka razy w czasie jednego wdrożenia, gdy kolejni pracownicy z różnych działów zgłaszają swoje wymagania, oczekiwania i zastrzeżenia.

Podczas kolejnych spotkań i omawiania wyniku pracy programistów okazje się, że klient spodziewał się trochę czegoś innego albo ma nowe pomysły na dodatkowe funkcje, pojawiają się nowe założenia dotyczące architektury całego rozwiązania. Wtedy szef wdrożenia mówi, że w takim razie realizacja projektu przeciągnie się w czasie i będzie trzeba powiększyć budżet wdrożenia.

Brzmi znajomo?

System Amodit jest odpowiedzią na tego typu tradycyjne problemy z wdrożeniami systemów informatycznych. Obserwacje i refleksje wynikające z wielu lat doświadczeń we wdrożeniach zmieniły znacząco naszą metodologię.

Stworzyliśmy system, w którym procesy mogą być modelowane bezpośrednio przez zwykłych pracowników biorących udział w danym procesie.

Tworzenie formularzy, dodanie etapów i nadawanie użytkownikom i grupom stosownych uprawnień odbywa się bezpośrednio w aplikacji — nie ma potrzeby wyciągania żadnych narzędzi programistycznych. Dzięki takiemu podejściu stworzenie od podstaw niemal gotowego procesu zajmuje zaledwie kilka godzin, a wszystkie elementy tworzone są bezpośrednio przez przyszłych użytkowników systemu — np. pracowników recepcji, księgowość, handlowców czy dział HR. Wszystkie zmiany wprowadzane są na bieżąco, jeżeli coś trzeba przesunąć, zmienić nazwę, dodać pole lub przycisk, użytkownicy robią to od ręki.

Rola szefa projektu-wdrożeniowca jest więc zupełnie inna, niż przy tradycyjnym podejściu — raczej prowadzi on warsztat, pomaga osiągnąć końcowy efekt, zadaje pytania naprowadzające, niż zbiera informacje i tworzy obszerną dokumentację projektu realizowaną później przez programistów.

Efekt jest widoczny natychmiast i proces jest gotowy do testowania od razu po zakończeniu pierwszego warsztatu wdrożeniowego. Użytkownicy mogą od razu przystąpić do testów. Pracą, którą wykonują wdrożeniowcy jest dodanie reguł automatyzujących zachowanie system.

W przypadku procesów o średnim stopniu złożoności już po kilku dniach cały proces jest gotowy do produkcyjnego uruchomienia.

W czasie ostatniego Workflow Business Meeting wystarczyło zalewie półtorej godziny, aby kilka zespołów złożonych z osób, które nigdy wcześniej się nie znały, i które nie znały systemu Amodit, przy niewielkim wsparciu dwóch doświadczonych wdrożeniowców stworzyły zupełnie od zera prosty proces rozliczenia delegacji, wraz z formularzem zawierającym kilkanaście pól różnych typów, z tabelą i kilkoma etapami.

Czy Twój system workflow też to potrafi?

Filozofia Amodita brzmi: rzeczy proste powinny być naprawdę proste, a skomplikowane powinny być możliwe. Amodit jest wykorzystywany przez firmy i instytucje różnej wielkości — począwszy od kilkunastu użytkowników w firmach potrzebujących nowoczesnych rozwiązań podnoszących efektywność pracy małych zespołów, jak również przez duże korporacje i instytucje publiczne, gdzie kluczowa jest ścisła kontrola procesów. Amodit może sprostać wielu zadaniom, od prostego obiegu dokumentów takich jak wnioski urlopowe, rozliczenie faktur czy delegacji, po duże rozwiązania związane np. z obsługą reklamacji, serwisem urządzeń, naliczaniem opłat transakcyjnych za operacje przeprowadzane na giełdzie, wsparciem działów sprzedaży w dysponowaniu budżetami rabatowymi czy zarządzaniem procesem wyboru miejsca i budowy sieci restauracji.

Kolejny Workflow Business Meeting odbędzie się już niedługo. Zachęcamy do śledzenia naszego bloga. Jeżeli nie mieli Państwo jeszcze okazji poznać systemu Amodit, możemy w każdej chwili umówić się na bezpośrednie spotkanie i indywidualnie przygotowaną prezentację. Chętnie też usłyszymy od Państwa, czego chcieliby Państwo dowiedzieć się podczas kolejnych warsztatów WMB.

Zachęcamy do kontaktu i zapraszamy ponownie!

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie