Korespondencja

Wystarczy zeskanować dokument lub przesłać go mailem, a zostanie on automatycznie zarejestrowany w dzienniku korespondencji. Nie musisz już prowadzić go w Excelu czy zapisywać skanów na komputerze. W AMODIT stworzysz centralny rejestr korespondencji z szybkim podglądem dokumentów, który udostępnisz uprawnionym osobom.

Każdy dokument przechodzi przez kilka etapów. Pierwszym z nich jest zarejestrowanie korespondencji oraz dekretacja pisma. W kolejnym kroku następuje realizacja zadania, czyli udzielenie odpowiedzi i jej akceptacja, wysłanie pisma, wpis do rejestru lub archiwizacja.

Obieg korespondencji przychodzącej pozwoli uporządkować jej rejestrowanie i wewnętrzną dystrybucję w organizacji. Każda przesyłka zostanie zarejestrowana w systemie i przekazana dalej. Osoby uprawnione będą mogły szybko odszukać dowolną przesyłkę oraz sprawdzić jej status.

Obieg korespondencji wychodzącej wspiera organizację w jej tworzeniu, akceptacji i wysyłce. Pozwala na drukowanie etykiet na koperty w różnych formatach, rejestrację korespondencji bezpośrednio w systemie eNadawca Poczty Polskiej i w innych systemach firm kurierskich.

Każda korespondencja zarówno przychodząca, jak i wychodząca może przechodzić przez ręce różnych osób w organizacji. AMODIT pozwala na swobodne i szybkie przekazywanie korespondencji między osobami lub wprowadzenie odrębnych reguł dla różnych typów dokumentów.

Z AMODIT kadra zarządzająca posiada pełne oraz bieżące informacje na temat przebiegu każdego procesu. Wiadomo kto i na jakim etapie np. przetrzymuje dokument lub ile dokumentów czeka na akceptację. W systemie wszystkie procesy stają się transparentne, a dostęp do danych jest swobodny.

AMODIT może automatycznie nadawać każdej rejestrowanej korespondencji przychodzącej i wychodzącej unikatowy numer zgodnie ze wzorcem stosowanym w firmie. Pozwoli to na zachowanie ciągłości i przejrzystości numeracji oraz ułatwi odszukiwanie w systemie pism, listów czy przesyłek.

Program uczy się działań i algorytmów użytkownika, by następnie je powtarzać, powielać i stosować w praktyce. W AMODIT zdefiniujesz dodatkowe reguły biznesowe, które na podstawie pól formularza zautomatyzują obiegi dokumentów typowe dla Twojej firmy.